четверг, 24 мая 2012 г.

Документооборот – история и перспективы

Остановимся на исторических вехах, которые оказали и оказывают важное влияние на тему создания электронной системы документооборота.

Американский след

Исторически термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны. «Страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение (Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш). Управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в менеджменте организации.  


Отечественная позиция


В отечественном управлении документами суть деятельности заключается в:

·  организации полного и точного отражения деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
·  применении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
·  упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
·  хранении документов и своевременной ликвидации ненужных документов;
·  правовом обосновании всех аспектов управления документами.

Жизненный цикл документов


Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:
   1. Создание документов: установление необходимого перечня используемых документов, из названий и функционального назначения, форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
   2. Хранение и использование документированной информации: формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов.
   3. Передача документов на постоянное хранение: составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существенных фактов или для проведения аналитических исследований.
   4. Управление архивами: проектирование, совершенствование методов хранения, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения информации об архивах.

Предметная область документооборота


При переходе от делопроизводства к ДОУ в процессе автоматизации усиливается его информационная составляющая.
Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Делопроизводство в основном распространяется на организационно-распорядительную документацию.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – обеспечивает процесс управления задокументированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение является важной составляющей бизнес процессов принятия решений, охватывает всю документацию организации.

 Перспективы развития


Современные направления развития Систем Электронного Документооборота (СЭД) соответствуют вектору массового внедрения компьютерных технологий в мире:

·  Мультимедийный контент все чаще применяется вместо отсканированного образа бумажного документа.
·  Контент размещается на персональных WEB-сайтах (персональных страницах) менеджеров и специалистов.
·  Процесс контроля документов в делопроизводстве трансформируется в контроллинг шагов Workflow, связанных бизнес процессов.
·  Обеспечивается тесная интеграция информации в СЭД с корпоративными информационными системами предприятия или организации.
·  Важную роль приобретают технологии коллективной работы с общими информационными активами, при условии обеспечения многоступенчатых средств защиты и компьютерной безопасности.
·  Происходит внедрение новых процедур взаимодействия и управления информацией в менеджменте, выработке и принятии коллективных решений, отработанных в социальных сетях и «облачных технологиях».

2 комментария:

  1. Nevertheless, "Документооборот" is just a visual part of underlaid business processes (like an iceberg). Concentrate on the latter not the former.

    Thanks,
    AS

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. You can build the conditions of the utility of CMS. These conditions will be correlated with the business processes. For example, CMS is effective for a well-formalized service processes. For the traditional cases Facebook is clearer and simpler.

      Удалить