В ECM информация (или контент)
предполагается слабо структурированным — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы и
регистрационные карточки с различными наборами полей. В российской практике
понятие ECM
часто подменяется на СЭД Системы Электронного
Документооборота.
По
определению компании Gartner ECM — это стратегическая архитектура и
техническая инфраструктура для поддержки единого жизненного цикла
неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM - системы состоят из
приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться
и продаваться самостоятельно. Gartner определяет
современные ECM - системы, как системы реализующие следующие ключевые бизнес процессы:
- Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
- Document Imaging - управление образами документов, которое состоит: в копировании, в преобразовании и управлении "графических образов" бумажных документов.
- Управление регистрационными карточками документов (или, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация бизнес процессов хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
- Workflow - управление потоками работ, которое состоит: в поддержке бизнес-процессов работы с контентом, в передаче контента по маршрутам, в назначении рабочих задач и контроля их состояний, в создании журналов аудита.
- WCM Web Content Management - управление веб-контентом, автоматизация роли web -мастера в создании персональных web - сайтов, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
- DAM Digital Asset Management управление мультимедиа контентом: графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, Flash баннерами, рекламными роликами.
- Knowledge Management - управление знаниями, которое заключается в поддержке накопления и оперативного доступа к контенту, релевантному для бизнеса.
- Collaboration — совместное использование контента пользователями и поддержка взаимодействия участников проектных команд.
Изначально
система ECM Alfresco
задумывалась, как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым
исходным кодом. В ходе развития система Alfresco ушла в сторону от
этого, и сейчас предоставляет ряд уникальных функций, недоступных другим
подобным системам. О прошлом достаточно сказать, что Alfresco
стабильно работает по протоколу Sharepoint через HTTPS.
В
настоящее время система Alfresco - это система управления документами с открытым исходным кодом или Open Source Enterprise Content Management System (ECM, CMS). Конкуренты Alfresco
— это закрытое программное обеспечение, такое как EMC Documentum, Open Text, MS Sharepoint.
Одной
из лучших традиционных систем электронного документооборота является CMS Intranet Quorum. Эта CMS система
используется, в том числе, в Конгрессе США. Ключевым фактором в эффективности
практического применения ориентированной
на регистрационные карточки документов CMS IQ является
наличие подсистем IQ Workflow и IQ Calendar. Эти
проверенные временем технологии обеспечивают эффективную работу конгрессмена в
части ежедневного поминутного планирования его рабочего дня и исполнения
обязанностей его аппарата офисных сотрудников.
Работа
сотрудников рабочего аппарата конгрессмена со входящим в офис контентом
заключается в исполнении отдельных шагов Workflow, назначаемых администратором офиса. Исполнение шага Workflow состоит в применении одного из сотен
заранее подготовленных темплейтов. Например, для подготовки типового ответа на
входящий документ обычно соответствует некоторое Workflow, состоящее из пары шагов. CMS IQ с натяжкой можно отнести к категории ECM систем , поскольку пока следует говорить
лишь о возможности совместного использования Oracle
based data centric ASPX приложения CMS IQ и MS Sharepoint, а не об их глубокой интеграции.
Комментариев нет:
Отправить комментарий