Предложение по экономии бумаги в конкурсе #papersucks входит в топ-4 - проголосуйте, чтобы поддержать

Брайант Duhon из AIIM сообщил мне, что мое предложение по сокращению использования бумаги в бизнесе входит в топ-4.

Идея очень проста: "Руководство (сверху вниз) прекращает прием (чтение, комментирование, подписания и т.п.) документов на бумажных носителях (и других физических носителях)." and its potential implementation is in http://improving-bpm-systems.blogspot.ch/2013/02/towards-paperless-or-digital-or-less.html
 Пожалуйста, проголосуйте за него на сайте https://www.surveymonkey.com/s/PSK8N9R

Спасибо,
AS

Брайант Duhon from AIIM has informed me that my proposal to reduce the use of paper in the business is in the top 4.

The idea is very simple: "The management (from top level down) stop accepting (reading, commenting, signing, etc.) documents on paper (and other physical media). " and its potential implementation is in http://improving-bpm-systems.blogspot.ch/2013/02/towards-paperless-or-digital-or-less.html

Please vote for it at https://www.surveymonkey.com/s/PSK8N9R

Thanks,

AS

Документооборот – история и перспективы

Остановимся на исторических вехах, которые оказали и оказывают важное влияние на тему создания электронной системы документооборота.

Американский след

Исторически термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны. «Страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение (Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш). Управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в менеджменте организации.  

Отечественная позиция

В отечественном управлении документами суть деятельности заключается в:

·  организации полного и точного отражения деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
·  применении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
·  упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
·  хранении документов и своевременной ликвидации ненужных документов;
·  правовом обосновании всех аспектов управления документами.

Жизненный цикл документов

Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:
   1. Создание документов: установление необходимого перечня используемых документов, из названий и функционального назначения, форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
   2. Хранение и использование документированной информации: формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов.
   3. Передача документов на постоянное хранение: составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существенных фактов или для проведения аналитических исследований.
   4. Управление архивами: проектирование, совершенствование методов хранения, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения информации об архивах.

Предметная область документооборота

При переходе от делопроизводства к ДОУ в процессе автоматизации усиливается его информационная составляющая.
Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Делопроизводство в основном распространяется на организационно-распорядительную документацию.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – обеспечивает процесс управления задокументированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение является важной составляющей бизнес процессов принятия решений, охватывает всю документацию организации.

 Перспективы развития

Современные направления развития Систем Электронного Документооборота (СЭД) соответствуют вектору массового внедрения компьютерных технологий в мире:

·  Мультимедийный контент все чаще применяется вместо отсканированного образа бумажного документа.
·  Контент размещается на персональных WEB-сайтах (персональных страницах) менеджеров и специалистов.
·  Процесс контроля документов в делопроизводстве трансформируется в контроллинг шагов Workflow, связанных бизнес процессов.
·  Обеспечивается тесная интеграция информации в СЭД с корпоративными информационными системами предприятия или организации.
·  Важную роль приобретают технологии коллективной работы с общими информационными активами, при условии обеспечения многоступенчатых средств защиты и компьютерной безопасности.
·  Происходит внедрение новых процедур взаимодействия и управления информацией в менеджменте, выработке и принятии коллективных решений, отработанных в социальных сетях и «облачных технологиях».

ECM Alfresco

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В ECM информация (или контент)  предполагается слабо структурированным — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы и регистрационные карточки с различными наборами полей. В российской практике понятие ECM часто подменяется на СЭД Системы Электронного Документооборота.

По определению компании Gartner ECM — это стратегическая архитектура и техническая инфраструктура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM - системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM - системы, как системы реализующие следующие ключевые бизнес процессы:

• Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
• Document Imaging - управление образами документов, которое состоит: в копировании, в  преобразовании и управлении "графических образов" бумажных документов.
• Управление регистрационными карточками документов (или, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация бизнес процессов хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
• Workflow - управление потоками работ, которое состоит: в поддержке бизнес-процессов работы с контентом, в передаче контента по маршрутам, в назначении рабочих задач и контроля их состояний, в создании журналов аудита.
• WCM Web Content Management - управление веб-контентом, автоматизация роли web -мастера в создании персональных web - сайтов, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
• DAM Digital Asset Management управление мультимедиа контентом: графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, Flash баннерами, рекламными роликами.
• Knowledge Management - управление знаниями, которое заключается в поддержке накопления и оперативного доступа к контенту, релевантному для бизнеса.
• Collaboration — совместное использование контента пользователями  и поддержка взаимодействия участников проектных команд.

Изначально система ECM Alfresco задумывалась, как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым исходным кодом. В ходе развития система Alfresco ушла в сторону от этого, и сейчас предоставляет ряд уникальных функций, недоступных другим подобным системам. О прошлом достаточно сказать, что Alfresco стабильно работает по протоколу Sharepoint через HTTPS.

В настоящее время система Alfresco - это система управления документами с открытым исходным кодом  или Open Source Enterprise Content Management System (ECM, CMS). Конкуренты Alfresco — это закрытое программное обеспечение, такое как EMC Documentum, Open Text, MS Sharepoint.

Одной из лучших традиционных систем электронного документооборота является CMS Intranet Quorum. Эта CMS система используется, в том числе, в Конгрессе США. Ключевым фактором в эффективности практического применения ориентированной на регистрационные карточки документов CMS IQ является наличие подсистем IQ Workflow и IQ Calendar. Эти проверенные временем технологии обеспечивают эффективную работу конгрессмена в части ежедневного поминутного планирования его рабочего дня и исполнения обязанностей его аппарата офисных сотрудников.

Работа сотрудников рабочего аппарата конгрессмена со входящим в офис контентом заключается в исполнении отдельных шагов Workflow, назначаемых администратором офиса. Исполнение шага Workflow состоит в применении одного из сотен заранее подготовленных темплейтов. Например, для подготовки типового ответа на входящий документ обычно соответствует некоторое Workflow, состоящее из пары шагов. CMS IQ с натяжкой можно отнести к категории ECM систем , поскольку пока следует говорить лишь о возможности совместного использования Oracle based data centric ASPX приложения CMS IQ и MS Sharepoint, а не об их глубокой интеграции.

Пост подготовлен на основе - <http://wikipedia.org/wiki/ECM>