Предложение по экономии бумаги в конкурсе #papersucks входит в топ-4 - проголосуйте, чтобы поддержать

Брайант Duhon из AIIM сообщил мне, что мое предложение по сокращению использования бумаги в бизнесе входит в топ-4.

Идея очень проста: "Руководство (сверху вниз) прекращает прием (чтение, комментирование, подписания и т.п.) документов на бумажных носителях (и других физических носителях)." and its potential implementation is in http://improving-bpm-systems.blogspot.ch/2013/02/towards-paperless-or-digital-or-less.html
 Пожалуйста, проголосуйте за него на сайте https://www.surveymonkey.com/s/PSK8N9R

Спасибо,
AS

Брайант Duhon from AIIM has informed me that my proposal to reduce the use of paper in the business is in the top 4.

The idea is very simple: "The management (from top level down) stop accepting (reading, commenting, signing, etc.) documents on paper (and other physical media). " and its potential implementation is in http://improving-bpm-systems.blogspot.ch/2013/02/towards-paperless-or-digital-or-less.html

Please vote for it at https://www.surveymonkey.com/s/PSK8N9R

Thanks,

AS

Документооборот Казахстана - тотальная замена, а что в РФ?

В Казахстане грядёт тотальная смена электронных информационных систем делопроизводства. Группу компаний Казахстана заинтересовала очередная волна конкурсов на разработку систем электронного оборота. Для того, чтобы разобраться в этом явлении, изучили принципы и архитектуру построения десятков систем.

Оказалось, что преимущественно в Казахстане распространены системы на платформе Lotus от компании IBM, которые в национальных компаниях начали заменяться на платформу MS SharePoint от компании Microsoft.

Как правило, по условиям государственных закупок исключительные права собственности переходят Заказчику. Однако выяснилось, что разработанная один раз система за бюджетные средства начинает активно перепродаваться в те же государственные органы национальными компаниями. Предварительно ущерб от такой информатизации можно оценить от 1 до 2 млрд. тенге. Ущерб от слабости функционала и отсутствия самого главного эффекта - снижения бюрократической составляющей бизнес процессов и числа самих чиновников не поддаётся никакой оценке.

 

Изучение внедрения систем электронного делопроизводства в частных компаниях позволило оценить эффективность пока только в банковском секторе, но и здесь выявлена аналогичная особенность слабости функционала, особенно в сфере бизнес процессов кредитования. Основными критериями слабости функционала являются:

1. конфликт электронных и бумажных документов, который пользователи пытаются решить за счет повсеместного применения процедуры тотального сканирования всех документов;
2. отсутствие признаков анализа процедур от принятия решений до логического итога от рассмотрения документа;
3. отсутствие связи делопроизводства с учётными информационными ресурсами или системами, что лишает их пользователей формирования достоверных документированных информационных ресурсов, а значит достоверной и объективной отчётности.

Значительной новостью для сферы информатизации делопроизводства в Казахстане является то, что начали появляться решения, разработанные исключительно под требования бизнеса, которые обязательно будут анонсированы в ближайшее время.

Что можно сказать в этой связи о России? Ситуация в крупнейших компаниях, таких как Роснефть, российском банковском секторе полностью повторяет тенденции Казахстана. Нет сомнения в том, что устаревшие технологии документооборота не соответствуют новым требованиям и изменениям в бизнесе.

 

 Корпоративные требования информационной безопасности документооборота в своей параноидальной форме, в совокупности с устаревшими информационными технологиями, не позволяют искать и находить своевременные эффективные пути решения вопросов. Очевидно, что проблем много - это и смена устаревшей парадигмы документооборота и процедуры миграции ранее накопленной информации. Собственно парадигма изложена невнятно, а ценность архивной информации для бизнеса сомнительна. Оригинальность революционного подхода к решению этих проблем заключается в том, чтобы перечеркнуть всё и "начать с чистого листа". Может ли компания IBM предложить современную замену устаревшим технологиям документооборота? Пока наблюдается лишь странное затишье.

Документооборот – история и перспективы

Остановимся на исторических вехах, которые оказали и оказывают важное влияние на тему создания электронной системы документооборота.

Американский след

Исторически термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны. «Страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение (Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш). Управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в менеджменте организации.  

Отечественная позиция

В отечественном управлении документами суть деятельности заключается в:

·  организации полного и точного отражения деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
·  применении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
·  упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
·  хранении документов и своевременной ликвидации ненужных документов;
·  правовом обосновании всех аспектов управления документами.

Жизненный цикл документов

Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:
   1. Создание документов: установление необходимого перечня используемых документов, из названий и функционального назначения, форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
   2. Хранение и использование документированной информации: формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов.
   3. Передача документов на постоянное хранение: составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существенных фактов или для проведения аналитических исследований.
   4. Управление архивами: проектирование, совершенствование методов хранения, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения информации об архивах.

Предметная область документооборота

При переходе от делопроизводства к ДОУ в процессе автоматизации усиливается его информационная составляющая.
Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Делопроизводство в основном распространяется на организационно-распорядительную документацию.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – обеспечивает процесс управления задокументированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение является важной составляющей бизнес процессов принятия решений, охватывает всю документацию организации.

 Перспективы развития

Современные направления развития Систем Электронного Документооборота (СЭД) соответствуют вектору массового внедрения компьютерных технологий в мире:

·  Мультимедийный контент все чаще применяется вместо отсканированного образа бумажного документа.
·  Контент размещается на персональных WEB-сайтах (персональных страницах) менеджеров и специалистов.
·  Процесс контроля документов в делопроизводстве трансформируется в контроллинг шагов Workflow, связанных бизнес процессов.
·  Обеспечивается тесная интеграция информации в СЭД с корпоративными информационными системами предприятия или организации.
·  Важную роль приобретают технологии коллективной работы с общими информационными активами, при условии обеспечения многоступенчатых средств защиты и компьютерной безопасности.
·  Происходит внедрение новых процедур взаимодействия и управления информацией в менеджменте, выработке и принятии коллективных решений, отработанных в социальных сетях и «облачных технологиях».