Документооборот – история и перспективы

Остановимся на исторических вехах, которые оказали и оказывают важное влияние на тему создания электронной системы документооборота.

Американский след

Исторически термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны. «Страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение (Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш). Управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в менеджменте организации.  

Отечественная позиция

В отечественном управлении документами суть деятельности заключается в:

·  организации полного и точного отражения деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
·  применении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
·  упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
·  хранении документов и своевременной ликвидации ненужных документов;
·  правовом обосновании всех аспектов управления документами.

Жизненный цикл документов

Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:
   1. Создание документов: установление необходимого перечня используемых документов, из названий и функционального назначения, форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
   2. Хранение и использование документированной информации: формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов.
   3. Передача документов на постоянное хранение: составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существенных фактов или для проведения аналитических исследований.
   4. Управление архивами: проектирование, совершенствование методов хранения, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения информации об архивах.

Предметная область документооборота

При переходе от делопроизводства к ДОУ в процессе автоматизации усиливается его информационная составляющая.
Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Делопроизводство в основном распространяется на организационно-распорядительную документацию.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – обеспечивает процесс управления задокументированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение является важной составляющей бизнес процессов принятия решений, охватывает всю документацию организации.

 Перспективы развития

Современные направления развития Систем Электронного Документооборота (СЭД) соответствуют вектору массового внедрения компьютерных технологий в мире:

·  Мультимедийный контент все чаще применяется вместо отсканированного образа бумажного документа.
·  Контент размещается на персональных WEB-сайтах (персональных страницах) менеджеров и специалистов.
·  Процесс контроля документов в делопроизводстве трансформируется в контроллинг шагов Workflow, связанных бизнес процессов.
·  Обеспечивается тесная интеграция информации в СЭД с корпоративными информационными системами предприятия или организации.
·  Важную роль приобретают технологии коллективной работы с общими информационными активами, при условии обеспечения многоступенчатых средств защиты и компьютерной безопасности.
·  Происходит внедрение новых процедур взаимодействия и управления информацией в менеджменте, выработке и принятии коллективных решений, отработанных в социальных сетях и «облачных технологиях».